Mediation op afstand

Een flink deel van onze tijd zijn we bezig met reizen tussen verschillende locaties en leggen daarbij flinke afstanden af. Secretaresses doen hun best om de afspraken zo te plannen dat er voldoende reistijd is. Tijdens een bespreking herinneren klanken op mobiele telefoons ons eraan dat het tijd wordt om op te stappen. Maar dat is minder makkelijk dan het lijkt omdat het gesprek vaak nog in volle gang is en het moment om tot overeenstemming te komen nabij lijkt. Een half uur later dan gepland in de auto op weg naar de volgende afspraak Tiel naar Utrecht. Gelukkig is het vrij rustig op de weg… totdat de routeplanner aangeeft dat dertig kilometer verderop het verkeer stil staat. Je kiest ervoor om te worden omgeleid, maar nu kom je in een wirwar van binnenwegen en je wordt nog geflitst ook. Gestrest kom je uiteindelijk de vergaderkamer binnen waar je grimmig wordt ontvangen, terwijl het belangrijk is om juist deze mediation bespreking in een gemoedelijke sfeer te voeren zoals je dat gewend bent in de Betuwe.

In_de_file

Telemediation geen science fiction

U herkent hier vast wel wat van, maar… we kunnen ons afvragen of het nog wel nodig is. Sinds de televisieserie “Star Trek” kennen we het antwoord. We zijn weliswaar nog niet zover dat we kunnen dematerialiseren en onze gestalte elders weer opbouwen, maar een videoconferentie is al lang geen science fiction meer en een telefoonconferentie al helemaal niet. In de Verenigde Staten en delen van Groot Brittannië wordt er al frequent gebruik van gemaakt. 

Binnen mijn vakgebied is er sprake van telemediation wanneer we met meerdere personen gebruik maken van een communicatiemedium voor een telefoon- of videoconferentie. Als mediator kun je op deze wijze één of meer besprekingen houden met alle betrokkenen zonder dat ze bij elkaar hoeven te komen. Dit bespaart reistijd, vermindert stress, is beter voor het milieu en prettiger voor betrokkenen die (nog) liever niet met elkaar in één ruimte willen zijn. In Nederland is deze werkwijze nog niet gebruikelijk. Wel zijn er mediators die onderdelen van een regulier mediationtraject telefonisch afhandelen.

Videoconferencing_01

Voor- en nadelen van telemediation

Telemediation is te overwegen als het wenselijk is kosten en tijd beperkt te houden. Bijvoorbeeld als de zaak niet zo ingewikkeld is en er geen groot financieel belang speelt, terwijl de reisafstand voor één of meer betrokkenen aanzienlijk of bezwaarlijk is. Vaak is het ook gemakkelijker een tijdstip voor de bespreking te plannen omdat alle betrokkenen deze vanuit huis of kantoor kunnen voeren. Het enige wat je nodig hebt is immers een telefoon of webcam
Dit heeft echter zo z’n voor- en nadelen. Aan de telefoon heb je alleen de stem tot je beschikking om de ander te kunnen waarnemen, maar ook bij communicatie via de webcam kan daarvoor slechts een deel van onze zintuigen worden gebruikt. Zo zal bijvoorbeeld een stuk van de non-verbale communicatie wegvallen. Voordeel kan zijn dat er dan meer aandacht is voor de inhoud van het gesprek. Een videoconferentie kan worden gecombineerd met een beeldpresentatie.

Er zijn desktop-sharing programma’s in omloop zoals Skype, GoTomeeting en Mikogo die besprekingen op afstand gemakkelijk regelbaar maken. Je kunt zelfs in real time met elkaar in een bepaald document werken. Tot op heden lijkt deze vorm van communicatie nog niet de voorkeur van onze cliënten te hebben. Gelet hierop bevindt de hier bedoelde vorm van telemediation zich bij ons nog in een experimenteel stadium.

Van Ingen Mediation houdt het graag persoonlijk

Bij Van Ingen Mediation geef ik er de voorkeur aan elkaar persoonlijk te ontmoeten of dat nu bij mij op kantoor in Lieden is of op een locatie dichter bij u in de buurt. Het gaat tenslotte om gevoelszaken waarbij juist persoonlijk contact een belangrijke rol speelt en veel zaken kunnen in enkele besprekingen worden afgehandeld. Er bestaan tegenwoordig goede voorzieningen om elkaar te ontmoeten op goed bereikbare plaatsen. Het Coachinghuis bijvoorbeeld biedt tal van professionele locaties in het land, bijvoorbeeld in Nijmegen, Arnhem, Veenendaal, Utrecht of Apeldoorn, waar tegen een heel betaalbaar tarief ruimten kunnen worden geboekt om in een prettige ambiance een mediationgesprek te houden. Daarbij is het zelfs mogelijk te regelen dat partijen niet met elkaar in één ruimte hoeven te zitten als zij dat bezwaarlijk vinden. Zo kan er altijd een locatie worden gekozen op een zowel centrale als neutrale plaats voor alle betrokkenen. Wie bedenkt dat wij binnen 45 seconden onze eerste indruk van de ander opdoen en wij daarbij bewust en onbewust al onze zintuigen gebruiken, zal duidelijk zijn dat deze vorm van mediation op afstand over het algemeen de voorkeur geniet, zeker voor een eerste kennismaking.

GJ_persoonlijk_01

Bel mij terug

Reviews

Wij kwamen snel tot een ander inzicht

Gert-Jan van Ingen is buitengewoon behendig in het leiden van een gesprek. Hij maakt informatie snel inzichtelijk en weet de situatie met een simpele tekening duidelijk te maken. Hij luistert aandachtig en legt dwarsverbanden tussen de verhalen van de aanwezigen. Weerstand over bijzaken kapt hij af om snel terug te keren naar de hoofdlijnen. Ineens is de situatie helder. Wij vroegen wij ons af of er eigenlijk nog wel een probleem was. De oplossing was niet zo moeilijk, want degene met wie wij een geschil hadden zag gelukkig ook in dat het eigenlijk nergens meer over ging. Het zal wel niet bij iedereen zo gemakkelijk gaan, maar wij waren er in twee bijeenkomsten uit.

(KH)

Snel weer thuis dankzij vakmatige aanpak

Wij zijn als verhuurder die problemen had met een huurder, die complex waren i.v.m. niet vastgelegde afspraken, in contact gekomen met Gert-Jan van Ingen. Wij zijn via een collega, die beheerder is van ons verhuurbare object en tevens collega mediator, gewezen op de man in Lienden. Zeer snel nadat we een eerste telefonisch contact hebben gehad was een geplande samenkomst op zaterdagmorgen in Lienden een feit. Gezien het feit dat deze samenscholingen zelden resultaat opleveren als ze te lang duren heeft het doortastende vakmanschap van Gert-Jan ervoor gezorgd dat we na redelijke tijd met huis- en denkwerk naar huis werden gezonden. Na enkele mails over en weer zijn we snel tot een vaststellingsovereenkomst gekomen en konden beide partijen deze zaak sluiten. Wij zijn de heer Gert-Jan van Ingen dank verschuldigd voor zijn vakmatige aanpak en ... komen we weer in een mediation traject zullen we hem zeker benaderen.

(HV)

Schaakspel

Intelligent, scherpzinnig en doortastend is het alsof Gert-Jan van Ingen de situatie transformeert naar een schaakspel met een strategie waarbij degene die tracht de harmonie te frustreren een ‘schaakmat’ dreigt.

(FR)

Een groot deel van het meerwerk verdween van tafel

Na jaren hard werken hebben we voor het eerst een eigen huis laten bouwen. We waren trots dat we het zover hadden gebracht. Met de dag zagen we de bouw vorderen, maar ook de kosten liepen op en we hadden geen duidelijke schriftelijke afspraken gemaakt. Een forse meerwerkrekening was het gevolg. Er ontstond verschil van inzicht over zaken die volgens de aannemer niet waren opgenomen in de begroting. De sfeer raakte bekoeld en er viel niet te praten. Toen we op een dag kwamen aanrijden was de bouw stilgelegd. Wij voelden ons machteloos.
Op internet zagen we dat Gert-Jan van Ingen helpt bij het oplossen van bouwconflicten. Tijdens het intakegesprek luisterde hij aandachtig en nam de stukken met ons door. Daarna maakte hij ons met een paar eenvoudige schetsen duidelijk hoe hij de situatie zag. Ineens viel alles op z’n plaats. Hij pakte de telefoon en enkele dagen later zaten we om tafel met de aannemer. Er werden wat ervaringen uitgewisseld en na korte tijd zaten ze samen te lachen om iets dat ze in een vakblad hadden gelezen. Maar daarna begon Gert-Jan vragen te stellen en hij gebruikte regelmatig het woord ‘waarom’. Toen de aannemer geen ‘omdat’ meer kon noemen zei Gert-Jan met een vriendelijke glimlach: “En nu?” Er volgde nog wat weerstand, maar Gert-Jan stelde daar vastberaden argumenten tegenover. Een groot deel van het meerwerk verdween van tafel en er werden alsnog duidelijke afspraken op papier gezet. Ons huis is nu klaar en wij wonen er met een goed gevoel. Dankzij jou, Gert-Jan.

(EvH)

Gecertificeerd
mediator